Šiandieniniame verslo ir viešojo administravimo pasaulyje popieriniai dokumentai vis sparčiau užleidžia vietą skaitmeniniams formatams. Jei gyvenate ar dirbate Lietuvoje, tikriausiai jau esate susidūrę su situacija, kai elektroniniu paštu gaunate failą su plėtiniu .adoc. Daugeliui vartotojų, ypač tų, kurie su elektroniniais parašais susiduria rečiau, tai gali sukelti trumpalaikį sutrikimą: šio failo neatidaro įprastos programos, tokios kaip „Word“ ar „Adobe Reader“. Tačiau nerimauti neverta – ADOC formatas yra oficialus elektroninio dokumento standartas Lietuvoje, ir jo peržiūra bei valdymas yra visiškai nesudėtingi procesai, jei žinote, kokius įrankius naudoti. Šiame straipsnyje išsamiai aptarsime, kas tiksliai yra šie failai ir, svarbiausia, kaip juos atidaryti, peržiūrėti bei patikrinti tiek kompiuteryje, tiek išmaniajame telefone.
Kas iš tikrųjų yra ADOC failas?
Prieš pradedant nagrinėti atidarymo instrukcijas, naudinga suprasti, su kuo turime reikalą. ADOC nėra paprastas tekstinis dokumentas ar paveikslėlis. Tai yra elektroninis konteineris (panašiai kaip ZIP archyvas), kuriame saugomas pagrindinis dokumentas (dažniausiai PDF, DOCX arba kitas formatas), metaduomenys ir, svarbiausia, elektroniniai parašai.
Šis formatas buvo sukurtas ir patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro, siekiant užtikrinti dokumentų autentiškumą ir vientisumą. Kai pasirašote dokumentą elektroniniu parašu, sukuriamas ADOC failas, kuris teisiškai prilygsta ranka pasirašytam popieriniam dokumentui. Tai reiškia, kad bet koks bandymas pakeisti failo turinį po pasirašymo sugadins parašą ir dokumentas taps negaliojantis. Būtent dėl šios sudėtingos struktūros paprastos programos negali tiesiogiai atvaizduoti failo turinio – joms reikalingas specialus „išpakavimo“ ir tikrinimo mechanizmas.
Kaip atidaryti ADOC failą kompiuteryje
Kompiuteris yra patogiausia priemonė darbui su ADOC failais, ypač jei reikia ne tik peržiūrėti, bet ir pasirašyti dokumentus ar tikrinti didelį jų kiekį. Yra keletas pagrindinių būdų tai padaryti, priklausomai nuo to, ar norite diegti papildomą programinę įrangą, ar ne.
1. Valstybiniai portalai ir naršyklės įrankiai (be programų diegimo)
Paprasčiausias ir greičiausias būdas atidaryti ADOC failą, jei nenorite diegti jokių programų, yra naudotis oficialiais internetiniais portalais. Tai ypač patogu, kai naudojatės svetimu kompiuteriu.
- GoSign (buvusi iPasas.lt sistema): Tai viena populiariausių platformų. Jums tereikia atsidaryti svetainę, pasirinkti dokumento įkėlimo funkciją (dažniausiai „Įkelti dokumentą“ arba „Tikrinti dokumentą“) ir pasirinkti ADOC failą iš savo kompiuterio. Sistema automatiškai išanalizuos failą, parodys jo turinį ir informuos, ar parašai galioja.
- Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos įrankiai: Oficialioje svetainėje dažnai pateikiamos nuorodos į „Signa Web“ sprendimus, kurie leidžia atlikti tuos pačius veiksmus.
- Dokobit portalas: Tai privati, tačiau plačiai naudojama ir sertifikuota sistema. Norint peržiūrėti dokumentą, dažnai reikia prisijungti prie sistemos (nemokamas planas leidžia tam tikrą kiekį veiksmų), tačiau sąsaja yra itin intuityvi ir patogi vartotojui.
2. Specializuota programinė įranga („Signa Desktop“)
Jei su elektroniniais dokumentais dirbate nuolat, verta įsidiegti stacionarią programinę įrangą. Pagrindinis įrankis Lietuvoje yra „Signa“. Įsidiegę šią programą, ADOC failai jūsų kompiuteryje bus atpažįstami automatiškai.
- Atsisiųskite naujausią „Signa“ programinės įrangos versiją iš oficialaus platintojo svetainės.
- Įdiekite programą sekdami vedlio nurodymus (reikės administratoriaus teisių).
- Po įdiegimo, tiesiog du kartus spustelėkite bet kurį ADOC failą. Programa atsidarys ir parodys dokumento struktūrą: pagrindinį failą, priedus ir parašų statusą.
Šis būdas pranašesnis tuo, kad nereikalauja interneto ryšio dokumento peržiūrai (išskyrus parašo galiojimo sertifikatų tikrinimą realiuoju laiku) ir leidžia greičiau dirbti su failais tiesiai iš darbalaukio.
ADOC failų peržiūra mobiliajame telefone
Vis dažniau dokumentus gauname būdami kelyje, ir poreikis atidaryti ADOC failą telefone (Android ar iOS) tampa kasdienybe. Nors telefonams skirtų specializuotų programėlių pasirinkimas yra ribotas, procesas yra visiškai įmanomas.
Naršyklės naudojimas mobiliajame įrenginyje
Dauguma mobiliųjų programėlių, skirtų ADOC failams, veikia naršyklės principu arba yra tiesioginiai portalų atitikmenys.
Veiksmų eiga:
- Išsaugokite gautą ADOC failą savo telefono atmintyje (pvz., „Files“ aplikacijoje iPhone arba „Atsisiuntimai“ aplanke Android).
- Atidarykite interneto naršyklę (Chrome, Safari) ir eikite į vieną iš dokumentų pasirašymo portalų (pvz., Dokobit ar GoSign).
- Prisijunkite naudodami Smart-ID arba Mobilųjį parašą. Tai yra patogiausi autentifikavimo būdai telefone.
- Įkelkite išsaugotą failą į sistemą.
- Portalas „išpakuos“ dokumentą ir leis jį peržiūrėti ekrane.
Svarbu paminėti, kad tiesioginis bandymas atidaryti failą iš el. pašto programėlės dažniausiai baigiasi klaidos pranešimu „Nepalaikomas failo formatas“. Būtina failą pirmiausia išsaugoti, o tada atidaryti per minėtus internetinius įrankius arba specializuotas programėles, jei tokias turite įsidiegę (pvz., „Dokobit“ programėlę).
Ką daryti, jei ADOC faile esantis dokumentas neatsidaro?
Kartais, net ir sėkmingai atidarius ADOC konteinerį, nepavyksta pamatyti paties turinio. Taip nutinka todėl, kad ADOC viduje esantis failas gali būti specifinio formato, kurio jūsų sistema nepalaiko, arba pats archyvas yra sugadintas.
Dažniausiai viduje rasite PDF failą, kurį naršyklės ir sistemos atvaizduoja puikiai. Tačiau jei viduje yra „Word“ (.docx) ar „Excel“ (.xlsx) failas, peržiūros įrankis gali pasiūlyti jį atsisiųsti į kompiuterį ar telefoną atskirai. Tokiu atveju, norėdami pamatyti turinį, turėsite parsisiųsti vidinį failą ir atidaryti jį su atitinkama programa (pvz., „MS Word“).
Taip pat pasitaiko atvejų, kai rodoma, jog parašas negalioja. Tai nebūtinai reiškia klastotę. Dažniausios priežastys:
- Pasibaigęs sertifikato galiojimo laikas.
- Interneto ryšio sutrikimai tikrinimo metu.
- Naudojama pasenusi programinė įranga, kuri neatpažįsta naujausių sertifikatų.
Saugumo aspektai ir teisinė galia
Dirbant su ADOC failais, svarbu suprasti ne tik techninę, bet ir saugumo pusę. ADOC failas su galiojančiu kvalifikuotu elektroniniu parašu turi lygiai tokią pačią teisinę galią kaip ir popierinis dokumentas su fiziniu parašu ir antspaudu. Tai reglamentuoja eIDAS reglamentas visoje Europos Sąjungoje.
Kai atidarote failą peržiūros sistemoje, visada atkreipkite dėmesį į indikatorius. Žalia spalva paprastai reiškia, kad parašas yra validus, dokumentas nebuvo modifikuotas. Raudona spalva įspėja apie pažeistą vientisumą arba negaliojantį sertifikatą. Niekada nepasitikėkite ADOC failo turiniu, jei sistema rodo raudoną įspėjimą, net jei pats tekstas atrodo teisingas – jis galėjo būti pakeistas po pasirašymo.
Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)
Ar ADOC failų atidarymas yra mokamas?
Ne, ADOC failų peržiūra ir tikrinimas valstybinėse sistemose ir daugelyje privačių portalų (bazinio funkcionalumo rėmuose) yra nemokami. Mokamos paslaugos paprastai taikomos tik verslo klientams, norintiems pasirašyti didelius kiekius dokumentų ar integruoti sistemas.
Ar galiu konvertuoti ADOC failą į PDF?
Taip, daugelis peržiūros įrankių leidžia „ištraukti“ pagrindinį dokumentą kaip PDF. Tačiau svarbu suprasti: atskirtas PDF failas be ADOC konteinerio (kuriame yra metaduomenys ir parašai) techniškai praranda elektroninio parašo įrodymus. Jei jums reikia teisiškai galiojančio dokumento, turite saugoti ir siųsti visą ADOC failą, o ne tik ištrauktą PDF.
Ar saugu įkelti ADOC failus į internetines sistemas?
Didieji, sertifikuoti paslaugų teikėjai (tokie kaip Registrų centras, Dokobit ir kiti kvalifikuoti patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjai) užtikrina aukštą saugumo lygį ir duomenų šifravimą. Tačiau visada venkite nežinomų, įtartinų svetainių, siūlančių „nemokamai atidaryti failus“.
Ką daryti, jei neturiu lietuviško elektroninio parašo?
Norint tik peržiūrėti gautą ADOC failą, jums nebūtina turėti savo elektroninio parašo. Daugelis sistemų leidžia įkelti ir patikrinti dokumentą be prisijungimo arba su paprasta registracija. Tačiau norint pasirašyti ar atsakyti tuo pačiu formatu, elektroninis parašas (Smart-ID, Mobile-ID ar USB kriptografinė laikmena) bus būtinas.
Ar ADOC failą gali atidaryti užsienio partneriai?
Tai dažna problema. ADOC yra specifinis formatas, naudojamas daugiausia Lietuvoje (nors jis atitinka ES standartus). Užsienio partneriai gali neturėti įrankių jam atidaryti. Tokiu atveju rekomenduojama naudoti tarptautiniu mastu labiau atpažįstamą ASiC formatą arba PDF formatą su integruotu parašu (PAdES), kurį atidaro standartinė „Adobe Acrobat“ programa.
Skaitmeninės higienos patarimai saugant dokumentus
Baigiant, verta paminėti keletą praktinių patarimų, kaip elgtis su šiais failais ilgalaikėje perspektyvoje. Elektroninių dokumentų archyvavimas yra paprastesnis nei popierinių – jie neužima vietos lentynose, tačiau reikalauja tvarkos kompiuteryje. Visada rekomenduojama ADOC failų pavadinimuose nurodyti ne tik dokumento temą, bet ir datą (pvz., „2023-10-15_Sutartis_Su_UAB_X.adoc“). Tai padės išvengti pasimetimo.
Be to, nepamirškite daryti atsarginių kopijų. Nors ADOC failai yra apsaugoti nuo pakeitimų, jie nėra apsaugoti nuo ištrynimo ar kietojo disko gedimo. Laikykite svarbius dokumentus bent dviejose skirtingose vietose (pvz., kompiuteryje ir debesijos saugykloje). Nors technologijos keičiasi, ADOC formatas yra sukurtas taip, kad būtų skaitomas ilgą laiką, tačiau turėti tvarkingą skaitmeninį archyvą yra kiekvieno šiuolaikinio vartotojo atsakomybė ir būtinybė. Naudodamiesi aukščiau išvardintais metodais, galėsite sklandžiai integruoti elektroninius dokumentus į savo kasdienybę be jokio streso.
